Probablemente ya has escuchado que el multitasking es ineficiente y en realidad no nos ahorra tiempo. Sin embargo, es posible que también creas que eres diferente y que tienes una capacidad superior para realizar múltiples tareas que la mayoría de las personas. Además, tienes tantas cosas en marcha que necesitas hacer varias cosas a la vez, ¿verdad? Irónicamente, la mayoría de nosotros creemos que somos superiores al promedio en nuestras habilidades para el multitasking, pero, por supuesto, eso simplemente no es cierto.
Probablemente ya has escuchado que el multitasking es ineficiente y en realidad no nos ahorra tiempo. Sin embargo, es posible que también creas que eres diferente y que tienes una capacidad superior para realizar múltiples tareas que la mayoría de las personas. Además, tienes tantas cosas en marcha que necesitas hacer varias cosas a la vez, ¿verdad? Irónicamente, la mayoría de nosotros creemos que somos superiores al promedio en nuestras habilidades para el multitasking, pero, por supuesto, eso simplemente no es cierto.
También tendemos a pensar en el multitasking como algo bastante positivo, como una señal de que estamos haciendo muchas cosas y siendo más productivos. El problema es que, a excepción de una situación particular, hacer varias tareas de manera simultánea nos hace mucho menos productivos. De hecho, algunos estudios muestran que reduce la productividad hasta en un 40%. Si queremos aprender a ser más productivos, ¡es hora de abordar nuestros hábitos de multitasking!
El espejismo de hacer multitasking
Es cierto que a veces hacer multitasking puede hacernos sentir llenos de energía. Hacer muchas cosas a la vez puede generar una gran emoción: ¡Imagina responder correos electrónicos, investigar datos para un nuevo proyecto y capacitar a un miembro del equipo, todo al mismo tiempo! ¡Qué sensación de poder! Pero desafortunadamente, es una ilusión que nos impide hacer nuestro mejor.
¿Cuántas veces hoy te has dado cuenta de que en realidad no estás haciendo esa tarea en la que te propusiste trabajar y, de hecho, has pasado 45 minutos en otro asunto completamente diferente? Cada vez que tenemos que cambiar de contexto, hay un costo. Para nosotros, parece que simplemente nos estamos recolocando en el camino correcto y nos preguntamos: “bueno, ¿en qué estaba trabajando de nuevo?”. Pero esta carga cognitiva lleva tiempo, conocido como el costo del multitasking.
La verdad es que en realidad no estamos haciendo multitasking. En realidad, estamos saltando de una tarea a otra, y cada vez que lo hacemos, incurrimos en efectos negativos. Varios estudios han demostrado que, en promedio, se tarda 23 minutos en volver a la tarea original. ¡A lo largo del día, eso es mucho tiempo!
Hacer bien una cosa, es mejor que hacer muchas cosas a medias
Imagina que tienes 5 proyectos por hacer y cada uno de ellos tomará una semana de trabajo, aproximadamente 40 horas cada uno. ¿Qué deberías hacer en la primera semana? ¿Deberías repartir tus 40 horas entre cada proyecto y avanzar un poco en cada uno de ellos? ¿O deberías concentrarte por completo en un solo proyecto? ¿Qué enfoque obtiene el mejor resultado?
Si cada proyecto requiere 40 horas de trabajo para completarse, el primer enfoque implicaría que después de 5 semanas, terminarás simultáneamente los 5 proyectos. Genial.
Pero si en cambio decides enfocarte en un proyecto a la vez, después de 1 semana terminarás el primer proyecto. Al final de la segunda semana, terminarás el segundo proyecto. Después de 5 semanas, habrás completado los 5 proyectos. Entonces, ¿hay alguna diferencia? Al tomar el enfoque de centrarte en un proyecto a la vez, el primer proyecto se envió hace 4 semanas, el segundo se envió hace 3 semanas, y así sucesivamente. Has logrado un impacto mucho mayor mucho antes, y todo porque has evitado hacer multitasking.
Obviamente, este es un ejemplo excesivamente simplificado, pero espero que ilustre la diferencia que puede hacer el enfoque y eso sin tener en cuenta los costos del multitasking.
En resumen, al enfocarte en un proyecto a la vez, puedes completar y entregar cada proyecto más rápidamente, lo que puede generar un impacto significativo antes en comparación con el multitasking. Además, al evitar los costos de cambio asociados con el multitasking, puedes mantener un flujo de trabajo más eficiente y evitar pérdidas de tiempo y productividad.
La habilidad de enfoque es lo que hace a las personas exitosas
¿Alguna vez has notado que las personas más exitosas tienden a tener habilidades altamente desarrolladas en la priorización y el enfoque? No dejan que los sucesos del día, ni siquiera su estado de ánimo, los desvíen de su rumbo. En cambio, deciden qué es lo más importante que deben hacer ese día y se mantienen enfocadas en eso hasta completarlo. Sí, a veces esto puede implicar descuidar otras cosas, pero logran hacer las tareas más importantes, y eso es lo que los hace exitosos.
Cada vez que hacemos multitasking, muestra que no hemos realizado el arduo trabajo de decidir qué es lo más importante. Creemos que estamos ocupados, pero en realidad estamos siendo negligentes al no obligarnos a establecer prioridades.
Aprender la habilidad de enfocarse en una sola tarea a la vez tiene un impacto en todas las áreas de nuestras vidas, ya sea que estemos preparando una presentación, escribiendo un artículo, programando o pasando tiempo con nuestros seres queridos. Debemos aceptar que simplemente no podemos hacer más de una cosa a la vez.
Afortunadamente, existen algunas formas sencillas de dejar de hacer multitasking. Pero primero…
La excepción: Cuando el multitasking sí funciona
Nuestros cerebros no pueden separar y dividir tareas en diferentes áreas, pero hay una excepción a esta regla. Y eso es si estamos haciendo algo con lo que estamos muy familiarizados y que requiere un área totalmente diferente de nuestro cerebro.
Por lo general, esto significa que podemos combinar algo físico con algo mental. Por ejemplo:
- Caminar y hablar: algunos gerentes realizan reuniones individuales semanales con sus colaboradores de esta manera.
- Conducir y hablar mientras programamos llamadas con proveedores o miembros del equipo durante el trayecto.
- Comer y escuchar un podcast relevante y educativo durante la pausa del almuerzo.
Como puedes ver, ¡no hay muchos ejemplos! Pero si deseas aumentar tu productividad, vale la pena planificar este tipo de actividades y matar dos pájaros de un solo tiro.
Cómo dejar de hacer multitasking
Además de las excepciones mencionadas anteriormente, si deseamos ser más productivos y eficientes en nuestro trabajo, nuestro objetivo debería ser dejar de hacer multitasking. Aquí hay tres consejos de productividad que marcarán una gran diferencia.
1. Prioriza tu trabajo
Comienza el día sabiendo exactamente cuáles son tus prioridades. Piensa en lo que es más importante para que el día sea exitoso. ¿Qué podrías lograr hoy que te haga sentir que has progresado?
Elige tus tareas más importantes y luego divídelas en una lista de acciones sencilla, donde cada elemento se espera que lleve menos de una hora. No seas demasiado ambicioso, ya que la Ley de Hofstadter nos dice: “Siempre lleva más tiempo del que esperas, incluso cuando tienes en cuenta la Ley de Hofstadter”. Una lista de acciones corta con algunas tareas pequeñas pero importantes funciona mejor.
2. Enfócate en UNA sola cosa
Con tu confiable lista de acciones preparada, has hecho el trabajo duro de pensar en lo que debes hacer, ahora es el momento de hacerlo. Es el momento de dejar de cuestionar o volver a la etapa de toma de decisiones. Simplemente confía en la lista y comienza a trabajar en el primer elemento de acción.
El desafío, por supuesto, es enfocarse y mantenerse en esa tarea hasta que esté terminada. Con Internet al alcance de nuestras manos, hay infinitas posibilidades de distracción. Sin mencionar a los colegas u otras interrupciones.
Nuestro trabajo más importante tiende a ser desafiante de alguna manera, por lo que a menudo no se necesita mucho para sacarnos de rumbo. En cambio, oblígate a seguir con esa tarea y resistir el impulso de escapar hacia otra cosa.
Si has redactado tu lista de acciones de manera que cada elemento sea relativamente pequeño, no será tan difícil hacerlo. Por ejemplo, si tu tarea solo lleva 30 minutos, puedes decirte a ti mismo que te mantendrás enfocado en eso hasta que esté terminado. Por otro lado, si tienes una tarea grande que podría llevar varias horas, será mucho más difícil resistir la tentación de las distracciones. Entonces, nuevamente, divide tus tareas en piezas pequeñas para ayudarte a mantenerte enfocado.
3. Usa los descansos como recompensa
Una vez que hayas terminado la primera tarea de tu lista de acciones, date un descanso. La mayoría de nosotros no podemos trabajar de manera enfocada durante muchas horas seguidas, por lo que necesitamos incluir períodos de actividades menos intensas donde podamos descansar nuestra atención.
Estos descansos pueden ser momentos en los que respondas correos electrónicos, te pongas al día en las redes sociales, veas una charla TED o hagas algo útil pero no demasiado agotador. Por supuesto, en algunos descansos también querrás tomarte un café, almorzar o incluso dar un paseo.
Establece límites de tiempo para estos descansos, de modo que no se prolonguen eternamente. Luego, pasa al siguiente elemento de acción y mantén tu enfoque en eso hasta que esté completado.
4. Une las tareas pequeñas
Leer o incluso responder un correo electrónico apenas lleva tiempo, pero si te permites hacerlo a lo largo del día mientras intentas trabajar en tus tareas de alta prioridad, descubrirás que logras mucho menos.
En cambio, designa períodos de tiempo específicos para manejar el correo electrónico, responder llamadas, facturar a los clientes u otras tareas pequeñas y repetitivas. No solo tendrás más enfoque y capacidad cognitiva para tus tareas importantes, sino que también realizarás estas tareas repetitivas mucho más rápido.
Al agrupar estas tareas similares, puedes aprovechar la eficiencia de realizarlas en conjunto. Asigna bloques de tiempo específicos para abordarlas, como al comienzo o al final del día, o incluso en intervalos regulares a lo largo del día. Esto te permitirá concentrarte por completo en tus tareas importantes durante el resto del tiempo y evitará que las tareas más pequeñas te distraigan constantemente.
5. Ten un sistema de productividad en que confíes
A menudo, nos sentimos tentados a hacer varias tareas a la vez cuando nos encontramos con algo que creemos que será útil y no queremos olvidarlo. Pero si estableces un sistema para registrar estas cosas, ya sea un método en papel o una herramienta de productividad en línea, simplemente puedes anotar el enlace o la idea y volver a ello más tarde.
¡No dejes que un correo electrónico o una publicación en redes sociales cambie tus prioridades! Desarrolla el hábito de ser deliberado acerca de cómo gastas tu tiempo. Confía en que siempre puedes regresar a lo que te interrumpió si es realmente importante.
¡Haz menos multitasking a partir de ahora!
Si sientes que tu cerebro se asemeja a un navegador con 37 pestañas abiertas, es muy probable que necesites abordar tus hábitos de multitasking. En lugar de dejar que el día simplemente suceda con tu atención yendo en todas las direcciones, intenta ser deliberado acerca de lo que vas a hacer. Luego, concéntrate en completar esas cosas, ¡una por una! Te sorprenderá la diferencia que estas estrategias pueden hacer.
